5 Jahre Aufenthaltsbehörde der Stadt Salzburg

Die Aufenthaltsbehörde der Stadt Salzburg feiert das Jubiläum ihres fünfjährigen Bestands. In diesem Zusammenhnag sind in jüngster Zeit zwei Fachpublikationen über Organisation, Arebtisbewältigung und Selbstverständnis dieser Behörde erschienen.

Zeitschrift Öffentliche Sicherheit, Ausgabe Nr. 9/97, September 1997, das

Magazin des Innenministeriums, Seite 33 - 35

I. Aufgabenbereich des Amtes für öffentliche Ordnung

Die Aufenthaltsbehörde, die Wasserrechts- und Veterinärrechtsbehörde sind

in der Magistratsabteilung 1/07 (Amt für öffentliche Ordnung)

untergebracht, ebenso wie Strahlenschutz, Fischerei und Zivildienstwesen.

Die Schwerpunkte in diesem Amt mit 27 Beschäftigten in der

Magistratsabteilung 1 (Allgemeine- und Bezirksverwaltung) sind die

Wasserrechtsbehörde (z. B. Soforteinsätze bei Ölunfällen, Altlasten), die

Vollziehung des Tiertransportgesetzes- Straße, sowie Verfahren nach dem

Aufenthaltsgesetz.

Mit der Vollziehung des Aufenthaltsgesetzes waren vor der Reorganisation

vier D-Kräfte im Sekretariat, vier C-Kräfte an den Annahmeschaltern, zwei

C-Kräfte am Paßausgabeschalter und eine C-Kraft am Informationsschalter

sowie drei B-Kräfte als Sachbearbeiter eingesetzt.

II. Das Problem

Bei der Vollziehung des Aufenthaltsgesetzes in der Stadt Salzburg, bei

einem Ausländeranteil zwischen 18 und 19 Prozent (ca. 30.000 Personen),

wurden die Anträge bisher im wesentlichen von den vier Bediensteten am

Annahmeschalter erledigt. Zu dieser Belastung kam noch ein Aktenrückstand

von ca. 4.000 Akten hinzu, auf das gesamte Amt berechnet.

Erschwert wurden die Arbeitsbedingungen durch die enge rähmliche Situation.

Hinzu kommt, daß die Erledigung von Verfahren durch Auswüchse der

Bürokratie (Einbindung von Sachbearbeitern, Amtsleiter und Ressort)

verzögert wurde.

Die längere Verfahrensdauer bewirkte im übrigen ein laufendes Urgieren

durch die Antragsteller, was die jeweiligen Schalterbediensteten auch darin

hinderte in konzentrierter Atmosphäre ihre Aktenrückstände zu bearbeiten.

Die Kombination von organisatorisch schwierigen Rahmenbedingungen,

verbunden mit der Kommunikationsproblematik mit den ausländischen

Antragstellern und der Überforderung von Mitarbeiterin in qualitativer wie

quantitativer Hinsicht, führte zum Teil zu Versetzungsanträgen sowie in

Ansätzen zu einem Burnout-Syndrom.

III. Die Lösung

Nach Bestandsaufnahme und Analyse der Probleme in der Aufenthaltsbehörde

wurde die Organisation in Richtung eines modernen Verwaltungsmanagements

verbessert und produktorientiert ausgerichtet.

Parallel zur internen Reorganisation wurde ein Umbau realisiert. Trotz

räumlich knapper Ressourcen wurden zwei zusätzliche Annahmeschalter, ein

Archiv im Schalterbereich und ein Büro eingebaut. Die Stadt Salzburg hat

bereits im Zuge einer Strukturreform einen Produktkatalog erstellt und

parallel dazu die Kostenstellenrechnung auch in der Hoheitsverwaltung

eingeführt, um Parameter für eine kostengünstige und effiziente Verwaltung

zu erhalten.

Im Sinne der Produktorientierung war es erforderlich, die Schalterkräfte

als Produktverantwortliche zu institutionalisieren und ihnen umfassendes,

ergebnisverantwortliches Handeln zuzuerkennen. Darüberhinaus wurden die

organisatorischen Abläufe verkürzt. Die Erteilung von unbefristeten Visa

wurde von den Sachbearbeitern weg zu den Schalterkräften verlagert, wodurch

u.a. der Verantwortungsbereich der Schalterkräfte zusätzlich erhöht wurde.

Die Installierung eines Produktverantwortlichen wird nicht nur aus Sicht

des Verwaltungsmanagements als zielführend erachtet, sondern läßt sich

auch aus der Organisationspsychologie ableiten. Diese erstrebt nämlich ein

doppeltes Ziel: Sowohl die organisatorische Effektivität, als auch die

Chance zu individueller Selbsverwirklichung sollen gesteigert werden.

Mit der Installierung des Produktverantwortlichen ging der Ausbau eines

Controllings einher. So wurde durch die Verlagerung der unbefristeten Visa

soviel Kapazität frei, daß nunmehr ein Sachbearbeiter, der den Amtsleiter

in dessen Abwesenheit vertritt, schwerpunktmäßig im Controlling eingesetzt

werden kann. Dieser Controller trägt auch die Verantwortung für die

Ergebnistransparenz am Schalter, liefert den Nachweis für Effektivität und

Effizienz am Schalter und erhöht durch seinen Einsatz die

Handlungsspielräume der Amtsleitung.

Parallel dazu wurde im Amt ein Qualitätszirkel, bestehend aus dem

Amtsleiter, einem Sachbearbeiter (Controller) und zwei Schalterkräften

eingerichtet, der die Abläufe insgesamt hinterfragte. Dadurch wurde eine

Verfahrensbeschleunigung erwirkt.

Qualitätszirkel entwickelten sich als "quality control circles" Anfang der

sechziger Jahre in Japan im Rahmen des von amerikanischen Beratern

angeregten Aufbaus umfassender Qualitätssicherungssysteme. Sie sollten den

Mitarbeitern die Gelegenheit geben, auf freiwilliger Grundlage und

innerhalb einer kleinen Gruppe von Kollegen kontinuierlich an der

Verbesserung betrieblicher Gegebenheiten, Abläufe und Regelungen

mitzuarbeiten.

Durch die erfolgreiche Ablaufreorganisation, die auch dadurch ermöglicht

wurde, daß die Politik auf eine unmittelbare Einflußnahme bei der

Erledigung von Akten verzichtete, wurde eine Eindämmung belastender

bürokratischer Strukturen erreicht: So konnte der Personalstand des

Sekretariats von vier auf zwei Personen halbiert werden. Die frei

gewordenen Mitarbeiter stehen nun für einen flexiblen Einsatz im

Schalterbetrieb zur Verfügung.

Ein weiteres Kernstück der Organisationsentwicklung war die Einführung

eines Rob-Rotation-Modells, um den in den Annahmeschaltern beschäftigten

Mitarbeitern Entlastung zu verschaffen und die jeweiligen Verfahren

gleichmäßig auf alle Bediensteten aufzuteilen.

Job-rotation. Die Einführung des Job-rotations-Modells hatte zur Folge ,daß

die Überbeanspruchung der Mitarbeiter an den Annahmeschaltern reduziert

werden konnte, die Aktenaufteilung gleichmäßiger erfolgte, das

Betriebsklima sich verbesserte, und daß durch regelmäßige

Schalterbesprechungen (Verbesserungen der inter- und intrapersonalen

Kommunikation und des Teamgeistes) auch das Qualitätsniveau insgesamt

gehoben werden konnte.

In die Job-rotation wurden sowohl sämtliche Sekretariatskräfte als auch die

Mitarbeiter an der Paßausgabe und am Infomationsschalter einbezogen.

Flankiert wurde diese Maßnahme durch die Einführung eines schalterfreien

Tages, bei dem die Schalterkräfte die Möglichkeit haben, in ungestörter

Atmosphäre und konzentriert ihre Anträge zu erledigen.

Die Verlagerung von Verantwortung auf die Schalterkräfte hat bei diesen zu

einem erheblichen Motivationsschub und zur Steigerung ihres

Verantwortungsbewußtseins geführt. Dies hat seinen Grund auch darin, daß

der Schalterplan für die Rotation von einer Mitarbeiterin erstellt wird,

die bei verstärktem Parteienverkehr dafür Sorge trägt, daß statt vier sechs

Annahmeschalter besetzt werden. Damit fokussiert sich die tägliche Arbeit

vermehrt auf die gemeinsame Bewältigung des ständig ansteigenden und zum

Teil auch nervenbelastenden Parteienverkehrs mit der Folge der Entwicklung

eines Teamgeistes ("Wir-Gefühl).

Ein Nachteil der Job-rotation ist, daß die Mitarbeiter über keinen fixen

Arbeitsplatz mehr verfügen, was auch zur Unruhe im Tagesablauf führen kann.

Dennoch haben sich alle Mitarbeiter bei laufender Nachjustierung dieses

Modells (Ausgliederung von Halbtagskräften von der Job-rotation) in

überwiegender Mehrheit für die Beibehaltung der dynamischen Job-rotation

ausgesprochen.

Nachhandlungsbedarf für die Nachjustierung dieser Reorganisation ergibt

sich auch aus dem ebenfalls neu eingeführten "Strukturierten

Mitarbeitergespräch". Als Soll-Zustand dafür wird im Projekt "Unternehmen

Magistrat: 15 Empfehlungen zur Umsetzung des Leitbildes der Stadt Salzburg"

(Endbericht Frühjahr 1996), folgendes postuliert: "Hauptsäulen unseres

Führungsverständnisses sind die Einbeziehung der Mitarbeiter in

Entscheidungsprozesse, regelmäßige Mitarbeitergespräche, Kommunikation und

Information; Ziel ist es, Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen

Mitarbeitern und Vorgesetzten zu verbessern, Arbeitsschwerpunkte und -ziele

zu vereinbaren soswie die Weiterentwicklung der Mitarbeiter zu fördern".

Als Instrumentarium dieses Mitarbeitergesprächs dient dem Amtsleiter ein

von der ÖMV-Gruppe-Personalmanagement unentgeltlisch zur Verfügung

gestellter Vorbereitungsbogen für Mitarbeiter mit einem "Report sheet".

Die Verfahren werden nun von den Schalterbeamten gestrafft; unnötige

Verfahrensschritte entfallen.

IV. Schlußfolgerung

Durch diese Organisationsentwicklung mit der räumlichen Umgestaltung,

insbesondere durch Installierung der Schalterkräfte als

Produktverantwortliche bei gleichzeitiger Einführung eines Controllings,

der Verlagerung der unbefristeten Visa von den Sachbearbeitern hin zu den

Schalterkräften, der Einführung der Rob-rotation und des Strukturierten

Mitarbeitergesprächs sowie der Reduktion der Abläufe auf Vorschlag des

Qualitätszirkesl bei gleichem Personal, konnte eine Halbierung der

Verfahrensdauer erwirkt werden.

Ein besonderes Anliegen war auch ein neues, kundenorientiertes Verständnis

und ein menschlicherer Vollzug des Aufenthaltsgesetzes. Das konnte - neben

der Verkürzung - auch dadurch bewirkt werden, daß der Antragsteller nur

mehr eine Schalterkraft als Bezugsperson hat, bei der er sein Anliegen

persönlich vortragen kann, und daß diese nunmehr ergebnisverantwortlich

entscheiden kann.

Seitens der Magistratsabteilung 1/07 - Amt für öffentliche Ordnung - und

der Unsiversität Salzburg ist übrigens ins Auge gefaßt worden mittelfristig

einen gemeinsamen Workshop durchzuführen, in dessen Mittelpunkt

insbesondere Probleme der Organisationsentwicklung sowie des Verhältnisses

zwischen Theorie und Praxis stehen werden.

Weiters ist für die Zukunft geplant, daß in der Aufenthaltsbehörde der

Stadt Salzburg eine EKIS-Anfragemöglichkeit (Online) geschaffen wird, damit

ein Teil der Akte bereits am Tag der Einreichung erledigt und das Ziel

einer weiteren Straffung und Effektuierung der Ablauforganisation erreicht

werden kann.

Dr. Michael Haybäck, 36, ist Leiter des Amtes für öffentliche Ordnung im

Magistrat der Stadt Salzburg.

Schriftenreihe des Österreichischen Wasser- und Abfallwirtschaftsverbandes,

Heft 114, "Die Wasser - und Abfallwirtschaft Österreichs 1996"; Jahrbuch

des Österreichischen Wasser- und Abfallwirtschaftsverbandes - ÖWAV;

Gewässeraufsicht: Amt für öffentliche Ordnung - Magistratsabteilung 1/07,

5024 Salzburg, Postfach 63

Die Landeshauptstadt Salzburg sieht im Rahmen der Gliederung ihres

Magistrates vor, daß in der Abteilung 1 "Allgmeine und Bezirksverwaltung"

die hoheitliche Verwaltung mit dem Vollzug der Bundesgeseetze durchgeführt

wird. Innerhalb dieser Abteilung ist das " Amt für öffentliche Ordnung"

(Mag.-Abt. 1/07) u.a. mit der Vollziehung des Wasserrechtes, mit dem Schutz

der Gewässer und des Grundwassers betraut. Für den Bereich Wasserrecht

stehen in personeller Hinsicht insgesamt 3 Sachbearbeiter, zwei

wasserbautechnische Amtssachverständige, ein Sekretariat, ein

Wasserbuchführer und ein eigenes Gewässeraufsichtsorgan zur Verfügung.

Das Gewässeraufsichtsorgan wurde 1986 eingerichtet. Gemäß

Stellenbeschreibung nimmt es die Aufgaben der Gewässeraufsicht im Sinne des

WRG 1959 i.d.g.F. wahr (Gewässerpolizei mit Einhaltung der

Rechtsvorschriften und Vorschreibungen, Gewässerzustandsaufsicht,

Gewässergüteaufsicht, Schutz des Grundwassers). Dies geschieht insbesondere

durch laufende Begehung und Überwachung der Fließgewässer, Überprüfung von

Beschwerden und Meldungen von Gewässerverunreinigungen, Soforteinsatz bei

Unfällen mit wassergefährdenden Stoffen und Unterstützung der

Wasserrechtsbehörde bzw. der wasserbautechnischen Amtssachverständigen im

Zuge von Behördenverfahren.

Um die ihm übertragenen Aufgaben durchführen zu können, verfügt das

Gewässeraufsichtsorgan über ein allradbetriebenes Geländefahrzeug mit

ensprechender Ausrüstung (Probenahmeausrüstung, Chemikalien für einfache

Vorbeurteilungen, Kanalspiegel, Funkgerät etc.).

Mit der Installierung des Gewässeraufsichtsorganes ist es der Stadt

Salzburg gelungen, bürgernahe Verwaltung auf dem Sektor des

Gewässerschutzes zu realisieren, dementsprechend hoch ist die öffentliche

Akzeptanz.

Gewässersituation

Als wesentlich für die Einschätzung der Bedeutung eines eigenen

Gewässeraufsichtsorganes für die Landeshauptstadt Salzburg wird die

besondere wasserwirtschaftliche und ökologische Situation im Stadtgebiet

betrachtet.

Bekanntlich weist Salzburg ein großflächiges Moorgebiet im südlichen

Bereich der Stadt (Leopoldskron - Gneis - Moos) auf, das nur teilweise von

einer direkten Bebauung freigehalten worden ist. Diese Moor mit seiner

Ausdehnung von rund 10 km2 (gesamtes Stadtgebiet ca. 65 km2) stellt

hinsichtlich des Wasserhaushaltes und Gewässerschutzes eines besondere

Herausforderung im verbauten Gebiet dar.

Daneben gibt es im Stadtgebiet auch zahlreiche Hanggebiete mit Bächen, die

teilweise Wildbachcharakter aufweisen. Dafür liegen entsprechende

Gefahrenzonenpläne der Wildbach- und Lawinenverbauung vor.

Die Untergrundsituation hinsichtlich des Grundwassers zeigt - abgesehen vom

Moorgebiet - einerseits hochanstehendes Grundwasser bei schlechten

Versickerungseigenschaft des Grundes (z. B. Aigen) und andererseits in

einzelnen Teilbereichen Karst als anderes Extrem.

Bezüglich der Fließgewässer ist festzuhalten, daß die Stadt Salzburg neben

den großen Flüssen wie Salzach, Saalach, Glan, Almkanal mit 8 Nebenarmen

und Alterbach insgesamt 55 benannte Gewässer aufweist. Dazu kommen noch

eine Vielzahl von Entwässerungsgraben, die keinen Namen tragen, die jedoch

innerhalb der Stadt eine wichtige Funktion im Wasserhaushalt besitzen (z.

B. Regulierung des Wasserstandes, Ableitung von Dach- und

Oberflächenwässern).

Praktische Aufgaben der Gewässeraufsicht

Bürgernähe

Die unmittelbare persönliche Kontaktaufnahme des Gewässeraufsichtsorganes

mit Betroffenen, Beschwerdeführern oder zunehmend umweltbewußteren

Stadtbürgern ist eine der wesentlichsten Voraussetzungen für die

Durchsetzung der rechtlichen Vorgaben.

Ortskenntnis

Das Gewässeraufsichtsorgan hat genaue Kenntnis von der Vielzahl der

Verrohrungen und Kanäle in der Stadt Salzburg. Darüberhinaus wurde in

Absprache mit der Wasserrechtsbehörde ein Gewässerkataster mit allen

bekannten Gewässern, Gräben und Verrohrungen angelegt, der laufend ergänzt

wird. Er dient als Grundlage zur Abschätzung allfälliger Konsequenzen bei

Unfällen mit wassergefährdenden Stoffen.

Verfügbarkeit

Das Gewässeraufsichtsorgan ist grundsätzlich auch außerhalb der regulären

Dienstzeiten (auch am Wochenende) verfügbar und wird in diesen Fällen auch

von der Berufsfeuerwehr zum Ersteinsatz an Ort und Stelle gerufen. Dies

vereinfacht die Ermittlungen der Wasserrechtsbehörde und bringt eine

Kostenersparnis für die Stadt mit sich. So konnten 1996 von den 37 meist

außerhalb der Dienstzeit im Stadtgebiet vorgefallenen akuten Öl- und

Chemikalienunfällen 36 (99%) dahingehend erhoben und aufgefklärt werden,

daß für das nachfolgende Behördenverfahren bzw. die notwendigen

Sanierungsmaßnahmen ein Kostenträger namhaft gemacht werden konnte.

Koordination/Unterstützung bei Maßnahmen am Gewässer

Das Gewässeraufsichtsorgan kennt die Zuständigkeiten und Ansprechpartner in

den Magistraten und Landesdienststellen, in vielen Fällen auch die

Eigentümer und Betreuer von Gewässerstrecken, Verrohrungen und Gräben.

Dadurch ist es ihm möglich, sowohl in Akutfällen als auch bei der

Vorbereitung und Unterstützung von Behördenverfahren beratend aufzutreten

und so unter Umständen zeit- und kostenintensive Verzögerungen zu vermeiden.

So konnten 1996 die Säuberung des Lieferinger Mühlbaches mit Hilfe von 250

Anrainern, die Gerinneräumung der Altglan mit Hilfe der Ortsbauernschaft

Liefering, der Lieferinger Fischer und Anrainer sowie Freiwilliger

durchgeführt werden. Bei der Räumung der Altglan wurden nicht weniger als

11 t Material entsorgt, die zuvor händisch aus dem Bach geräumt worden

waren.

Gewässerzustandskontrolle/Vorbeugende Maßnahmen

In diesem Zusammenhang ist etwa die sofortige eigenständige

Handlungsfähigkeit des Gewässeraufsichtsorganes zu nennen, das z.B. nach

Starkniederschlägen Kontrollen an Rechen und Verrohrungseinläufen

schwieriger Bachstrecken durchführt, sie auf mögliche Verklausung oder

Verlegung des Einlaufes prüft und auf diese Art Überschwemmungen bzw.

Ausuferungen im Ansatz erkennt und entsprechende Vorsichtmaßnahmen

einleiten kann. Analog kann auch die Drosselung oder Öffnung von Wehr- oder

Regulierungsbauwerken angeordnet werden.

Datum:30.6.1998